Het belang van duurzame identifiers
Misschien kom je ze zelf ook regelmatig tegen: linkjes die niet meer werken en verwijzen naar een webpagina die niet meer bestaat. Dit wordt linkrot of een kapotte link genoemd. Duurzame identifiers spelen een cruciale rol om dit probleem op te lossen en in het duurzaam en toegankelijk houden van erfgoedinformatie. Duurzame identifiers sluiten daarmee ook aan bij het doel van de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed: erfgoed beter vindbaar maken en hiermee het gebruik van erfgoed te vergroten.
Brabant Cloud volgt deze Nationale Strategie Digitaal Erfgoed en hierin staat als vereiste voor bronsystemen (zoals Mermorix Maior): “publiceer collectie-informatie op basis van duurzame identifiers. De leveranciers van bronsystemen moeten dus aan de slag om deze duurzame identifiers beschikbaar te maken voor hun gebruikers. Dit gaat Brabant Cloud samen met Vitec Memorix B.V. verzorgen voor de Brabant Clouddeelnemers die Memorix Maior afnemen. Deelnemers die hun eigen bronsysteem gebruiken zullen met hun leverancier in gesprek moeten om te kijken of hoe zij toegang krijgen tot duurzame identifiers.
Schermafbeelding van linkrot
Wat zijn duurzame identifiers?
Duurzame identifiers zijn unieke, duurzame referenties die worden toegekend aan digitale records, zoals beschrijvingen van objecten, documenten of afbeeldingen. Een duurzame identifier werkt als een soort ‘adres’ op het internet dat altijd naar hetzelfde record verwijst, zelfs als de plek waar de informatie wordt bewaard in de toekomst verandert. Een duurzame identifier is eigenlijk vergelijkbaar met het ISBN-nummer van een boek, het zorgt ervoor dat je altijd bij de juiste informatie uitkomt. Het is een onveranderlijk webadres dat altijd naar hetzelfde stukje informatie verwijst.
Er zijn diverse systemen die duurzame identifiers aanbieden, en één van hen is de ARK Alliance. Dit systeem is gratis, relatief eenvoudig te implementeren en flexibel inzetbaar voor diverse soorten collecties en verhalen. Bovendien zijn er al meer dan 1700 instellingen over de hele wereld die gebruik maken van de ARK Alliance, waaronder het Louvre en FamilySearch. Daarom heeft Brabant Cloud de ARK Alliance opgenomen in de duurzame identifier-strategie, die we de afgelopen jaren opgesteld hebben.
Hoe zien duurzame identifiers eruit?
Een voorbeeld van een duurzame identifier is: https://n2t.net/ark:15052/ed03e903-5e3f-4032-ab19-24814fe1c32c. Deze identifier is - net als elke ARK-code - opgebouwd uit dezelfde elementen:
- Een vast begin: https://n2t.net/ark:
- Een Name Assigning Authority Number (NAAN): 15052. Dit is een unieke instellingscode, die je als instelling bij de ARK Alliance aanvraagt en waarmee je duurzame identifiers vanuit je eigen organisatie kan beheren.
- Een informatiecode, oftewel de Universally Unique Identifier (UUID): ed03e903-5e3f-4032-ab19-24814fe1c32c. Deze code is wereldwijd uniek en wordt automatisch binnen Memroix Maior toegekend aan een record om het record uniek te identificeren.
Brabant Cloud heeft er bewust voor gekozen dat instellingen hun eigen NAAN-code moeten aanvragen in plaats van de NAAN-codes aan Erfgoed Brabant te koppelen. Mocht een instelling in de toekomst ooit overstappen van de Brabant Cloud naar een ander systeem, dan kun je de NAAN-code en de duurzame identifiers meenemen. Daarmee zijn de identifiers ook echt duurzaam en toekomstbestendig.
Titelblad van de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed 2025-2028
Een nieuwe manier van werken
Er zijn twee soorten identifiers. Een duurzame en een niet-duurzame identifier. Een voorbeeld van een niet-duurzame identifier (webadres) is: https://delooierij.nl/collectie/beeldmateriaal/?diw-id=brabantcloud_enb-389-beeldmateriaal_enb-389.beeldmateriaal-b6b56370-4171-d632-1c76-827acc2c46b9-8cb36177-b3f2-67a0-238b-b4b36e94d056. Dit is de link naar een instant website (https://delooierij.nl/collectie/beeldmateriaal) en daarna een aantal cijfers en letters. Deze identifier is niet duurzaam, omdat het webadres of domeinnaam nog wel eens kan veranderen. Daarom is er een duurzame identifier aan dit webadres is verbonden: https://n2t.net/ark:63960/8cb36177-b3f2-67a0-238b-b4b36e94d056. Klik je op deze ARK-code dan wordt je naar het niet-duurzame webadres geleid.
Om linkrot te voorkomen moet je dus een nieuwe manier van werken aanleren; je dient alleen nog de duurzame identifiers met derden te delen. Het gebruik van duurzame identifiers zal linkrot echter niet helemaal kunnen oplossen. Het blijft namelijk mensenwerk en dat vraagt om bewustzijn en beleid. Tim Berners-Lee, de bedenker van het World Wide Web, zei hierover: ‘Het is de plicht van de webbeheerder om webadressen toe te wijzen die je over 2 jaar, over 20 jaar, over 200 jaar kunt gebruiken. Dit vereist nadenken, organisatie en toewijding.’
Het aanvragen en beheren van een NAAN
Als je aan de slag gaat met duurzame identifiers dan volg je deze stappen:
- Eenmalig aanvragen NAAN bij de ARK Alliance (door de deelnemer)
- Eenmalige invoer NAAN in Memorix Maior (door Brabant Cloud)
- Verankering van duurzame identifiers in je collectiebeleid (door de deelnemer)
- Bestaande NAAN updaten en veranderingen webadres doorgeven aan Brabant Cloud (door de deelnemer)
- Beschikbaar stellen duurzame identifiers (door Brabant Cloud)
De verantwoordelijkheid voor het aanvragen van een NAAN en het eigenaarschap van de duurzame identifiers ligt dus bij de instelling zelf. Veranderingen van het niet-duurzame webadres, bijvoorbeeld een nieuwe domeinnaam, moet de instelling doorgeven bij de ARK Alliance en bij Brabant Cloud. Zodat de duurzame identifiers ook daadwerkelijk duurzaam blijven werken. Om die reden is het belangrijk het werken met duurzame identifiers in je collectiebeleid vast te leggen. Team Brabant Cloud is er om de deelnemers in dit gehele proces te begeleiden en ondersteunen.
Een NAAN aanvragen kan via het NAAN Request Form. In de handleiding die hieronder in de lijst te vinden is en in de video van het webinar wordt stap voor stap uitgelegd hoe je het formulier kunt invullen. Zodra je de NAAN ontvangen hebt, stuur je deze door naar helpdesk@brabantcloud.nl zodat Brabant Cloud dit kan implementeren in jullie Memorix Maior-omgeving. In de toekomst kun je via het Naan Request Form en de Helpdesk van Brabant Cloud ook wijzingen doorgeven.
Duurzame identifiers en je collectiebeleid
Het gebruik van duurzame identifiers geeft verantwoordelijkheid, mensen gaan er namelijk vanuit dat deze links permanent bereikbaar blijven. Ten eerste noopt dit tot een duurzaam beheer van je collectie. Je moet zorgen dat je collectie duurzaam gepresenteerd wordt en blijft. Ten tweede moet je verantwoordelijk omgaan met je duurzame identifiers. Je kunt niet elk jaar een nieuwe NAAN aanvragen. In beide gevallen is het dus niet meer de bedoeling dat je zomaar records of afbeeldingen met een duurzame identifier verwijderd, want dan blijft de link als dode link bestaan.
Leg daarom in je collectiebeleid vast dat wanneer een record of afbeelding niet meer klopt, je het record of de afbeelding moet aanpassen in plaats van verwijderen. Dit betekent overigens niet dat je nooit meer records of afbeeldingen kan verwijderen uit Memorix Maior, het is allen zaak om hier bewust mee om te gaan en hier duidelijke afspraken over te maken en vast te leggen. Kortom, stel een controlemoment in voordat je een record aanmaakt of publiceert.
Handige links en documenten
- De presentatie van Cris en Peer.
- De handleiding hoe vraag ik een NAAN aan.
- De handleiding Werken met duurzame identifiers (ARK) binnen Brabant Cloud.
- Op https://arks.org/about/getting-started-implementing-arks/ staat meer uitleg over het aanvragen van een NAAN.
- Het NAAN request form.