In ons vorige blog vertelden we over de eerste inrichting van de lokale termenlijstdienst voor Oirschot. Op dat moment waren we volop bezig met het aanscherpen van de datamodellen, het invoeren van casussen en het verbeteren van de inrichting in Omeka S. Inmiddels zijn we een belangrijke stap verder: de datamodellen zijn afgerond en online te raadplegen. Daarmee staat de basis voor de termenlijstdienst.
Schermafbeelding datamodellen van Brabant Cloud (Afbeelding: Erfgoed Brabant)
Alle rechten voorbehouden
Datamodellen afgerond
Met het PICA-project ontwikkelen Erfgoed Brabant en Erfgoed Museum Oirschot een lokale termenlijstdienst. Hierin kunnen lokale personen, organisaties en gebouwen op een vaste manier worden beschreven en met elkaar worden verbonden. Zo ontstaat een basis om lokale kennis over Oirschot beter vast te leggen en te verbinden. Tegelijkertijd leggen we de werkwijze vast als blauwdruk voor andere regio’s die hun lokale kennis duurzaam willen vastleggen.
De afgelopen periode hebben we samen met de vrijwilligers van Erfgoed Museum Oirschot verschillende casussen uit hun eigen erfgoedpraktijk gebruikt om de datamodellen te testen. Dankzij hun inzet konden we beoordelen of alle benodigde informatie kon worden vastgelegd en of de relaties tussen personen, organisaties, gebouwen en gebeurtenissen goed tot hun recht kwamen.
Een van de gebruikte voorbeelden is architect Jacq. Priem. Bij het beschrijven van zijn leven en werk gaat het niet alleen om persoonsgegevens. Ook zijn functies, de organisaties waarbij hij betrokken was, de gebouwen die hij ontwierp en de gebeurtenissen uit zijn leven spelen een rol. Met zo’n concrete casus konden we goed toetsen of het model voldoende ruimte biedt om een lokaal erfgoedverhaal in samenhang vast te leggen.
Op basis van deze en andere voorbeelden zijn de datamodellen verder aangescherpt en afgerond. Ze zijn inmiddels online te bekijken. De modellen maken inzichtelijk welke informatie binnen de termenlijstdienst kan worden vastgelegd en hoe de verschillende onderdelen met elkaar samenhangen.
De termenlijstdienst verder testen
Naast het afronden van de datamodellen hebben we de inrichting in Omeka S verder getest. De vrijwilligers van Erfgoed Museum Oirschot werkten met voorbeelden uit hun eigen praktijk en gaven feedback op de velden, de relaties en de manier van invoeren.
Hun lokale kennis blijft daarbij onmisbaar. Zij weten welke informatie in de collecties aanwezig is, welke verbanden belangrijk zijn en waarop bezoekers of onderzoekers uiteindelijk willen kunnen zoeken. Dankzij hun voorbeelden konden we de inrichting beter laten aansluiten op de erfgoedpraktijk.
Tijdens aanvullende uitleg- en feedbacksessies hebben we bekeken hoe we het werken met de termenlijstdienst zo duidelijk en toegankelijk mogelijk kunnen maken. Ook hebben we een eenvoudiger invulformulier ontwikkeld waarmee gegevens aan de dienst kunnen worden toegevoegd. In de volgende fase werken we dit formulier verder uit, zodat het invoeren van termen steeds eenvoudiger wordt.
Zo maken we stap voor stap de beweging van een technisch datamodel naar een termenlijstdienst die in de praktijk gebruikt en beheerd kan worden.
Schermafbeelding Omeka S inrichting (Afbeelding: Erfgoed Brabant)
Alle rechten voorbehouden
Van lokale term naar verbonden informatie
De meerwaarde van de termenlijstdienst zit niet alleen in de afzonderlijke termen, maar vooral in de verbindingen daartussen. Een persoon kan bijvoorbeeld worden verbonden aan een organisatie, een functie, een gebouw of een gebeurtenis. Ook de tijdsdimensie is daarbij belangrijk. Door gebeurtenissen door de tijd heen vast te leggen, wordt zichtbaar wanneer relaties ontstonden, veranderden of eindigden. Zo kunnen we bijvoorbeeld aangeven in welke periode iemand een functie vervulde, bij een organisatie betrokken was of op een bepaalde plaats woonde.
Daardoor ontstaat meer dan een lijst met namen. De termenlijstdienst vormt een netwerk van lokale kennis. Informatie over een persoon kan zo worden verbonden met collectiestukken, foto’s, documenten, gebouwen en verhalen waarin die persoon voorkomt.
De lokale termenlijst wordt via het Termennetwerk beschikbaar gemaakt. Andere systemen kunnen deze termen dan vinden en gebruiken. Een collectiebeheerder kan bijvoorbeeld vanuit een collectieregistratiesysteem verwijzen naar een persoon of gebouw uit de Oirschotse termenlijstdienst. Verschillende collecties en verhalen kunnen zo naar dezelfde term verwijzen.
Bijeenkomst met vrijwilligers in Oirschot (Foto: Erfgoed Brabant)
Alle rechten voorbehouden
De blauwdruk krijgt vorm
Een tweede doel van het PICA-project is om een werkwijze te ontwikkelen die ook in andere regio’s kan worden toegepast. Daarom leggen we niet alleen de technische keuzes vast, maar beschrijven we ook het proces waarmee de termenlijstdienst tot stand komt.
Deze procesbeschrijving begint bij de lokale verhalen en de kennis van de erfgoedgemeenschap. Vanuit concrete voorbeelden wordt bepaald welke termen, eigenschappen en relaties nodig zijn. Vervolgens worden deze wensen uitgewerkt in een veldstructuur, vertaald naar datamodellen en ingericht in een testomgeving. Door daarna opnieuw met praktijkvoorbeelden te testen, kan de termenlijstdienst verder worden aangescherpt.
Zo ontstaat een aanpak waarmee ook andere erfgoedinstellingen samen met vrijwilligers en lokale experts hun eigen termen kunnen inventariseren, vastleggen en verbinden.
Het verbonden verhaal van Oirschot (Afbeelding: Erfgoed Brabant)
Alle rechten voorbehouden
De volgende stap: de dienst vullen
Nu de datamodellen zijn afgerond en de inrichting verder is getest, richten we ons op het vullen van de termenlijstdienst. Daarvoor worden meer lokale personen, organisaties en gebouwen ingevoerd.
De termen uit deze dienst worden via het Termennetwerk beschikbaar gesteld. Hierdoor kunnen ze straks vanuit Memorix Maior worden gevonden en aan collectierecords worden gekoppeld. Ook werken we verder aan een eenvoudiger invulformulier, zodat het toevoegen van nieuwe termen zo toegankelijk mogelijk wordt. Tegelijkertijd blijven we de inrichting en de werkwijze verfijnen.
Door de dienst stap voor stap te vullen met lokale kennis uit Oirschot, groeit deze uit tot een duurzame bron voor verbonden erfgoedinformatie.
