Help

Op deze pagina bieden we verdiepende informatie over het werken met digitale collecties in het algemeen en Memorix Maior in het bijzonder. Je vindt hier handleidingen, screencasts en extra informatie.
Vind je niet wat je zoekt of heb je suggesties voor helpteksten of screencasts? Neem contact met ons op via helpdesk@brabantcloud.nl of via de chat.

FAQ

Hier vind je antwoorden op de meest gestelde vragen.

Vragen

Per 25 mei 2018 is de nieuwe Privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking getreden.

We hebben ons vanuit Erfgoed Brabant de afgelopen tijd verdiept in de implicaties van deze wet voor ons werkveld, en hebben hierover intensief contact gehad met collega-organisaties. Hoewel de wet op bepaalde punten ingrijpende gevolgen lijkt te kunnen hebben voor met name heemkundekringen en archiefdiensten, is nog niet heel duidelijk hoe precies en in welke mate.

Heel belangrijk is dat de AVG alleen betrekking heeft op het vastleggen van informatie over levende personen. En dat elke organisatie die gegevens verzamelt van levende personen hierover verantwoording moet kunnen afleggen en moet kunnen aantonen dat men binnen de wettelijke kaders blijft.

Voor wat betreft de betekenis van de AVG voor verenigingen in algemene zin vind je veel informatie in de handleiding AVG voor kleine musea, waar bv. ook een voorbeeld van een privacystatement in staat.

 

Verder hebben we inzicht proberen te krijgen in wat de AVG betekent voor het collectiebeheer bij heemkundekringen, musea en archieven.

Zoals het er nu naar uitziet mogen erfgoedinstellingen geen persoonsgegevens van nog levende personen publiceren. Hieronder vallen onder andere namen, afbeeldingen waarop een persoon identificeerbaar is en vooral ook bijzondere persoonsgegevens (bv. godsdienst) van nog levende personen.

De AVG biedt wel de ruimte om persoonsgegevens te bewaren in het kader van historisch en wetenschappelijk onderzoek. De meeste heemkundekringen hebben in hun statuten dit doel omschreven. Of dat voldoende is voor de AVG is nog onduidelijk. De AVG meldt wel dat je je, bij dat bewaren van persoonsgegevens, moet beperken tot de noodzakelijke gegevens en dat je moet kunnen verantwoorden dat je die bewaart.

 

Twee concrete zaken die voor heemkundekringen kunnen spelen zijn:

- de publicatie van bv. foto's waarop nog levende personen identificeerbaar zijn afgebeeld; bv. een klassenfoto met de namen van de leerlingen erbij.

- de publicatie van bidprentjes, waarin ook namen zijn opgenomen van mogelijk nu nog levende personen (bv. de naam van de weduwe/weduwnaar). Om deze foto's en bidprentjes te publiceren is het nodig de toestemming te hebben (op schrift) van de betreffende personen.

(Zie ook de sessie “Wat betekent de nieuwe privacywetgeving voor het presenteren van online presentaties?” studiedag 12 april 2018)

 

Het is dus verstandig na te gaan of deze zaken in uw gepubliceerde collectie aan de orde zijn. Zo ja, dan is het het best om deze collecties van internet te halen, tot u zeker weet dat de collectie geen betrekking heeft op levende personen, of tot u toestemming heeft gekregen van deze personen.

Omdat duidelijk is dat er discrepanties zijn tussen de Archiefwet en de AVG en er de komende tijd landelijk nog veel bijeenkomsten en gesprekken gepland zijn om helderder te krijgen hoe de AVG precies uitgevoerd dient te worden in de context van erfgoedorganisaties, kunnen we helaas nog niet helemaal precies aangeven wat de beste werkwijze is.

 

Als je de collectie digitaal ter beschikking stelt, kun je te maken krijgen met auteursrechten. Welke zijn dat? En hoe bepaal je of er rechten van toepassing zijn? Hoe vraag je toestemming voor gebruik? Deze en meer handige informatie hebben we in een factsheet bij elkaar gebracht. Download hier de factsheet met informatie, links en stroomschema's.  

Wat moet je weten over auteursrecht?

Het auteursrecht heeft betrekking op alle werken met een eigen oorspronkelijk karakter en geldt tot 70 jaar na het overlijden van de maker. Na het overlijden gaan de rechten over op de direct nabestaanden. Als je een werk (of in erfgoedtermen een ‘object’) verwerft betekent dit niet dat je daarmee ook automatisch het auteursrecht verwerft. Het auteursrecht kan wel overgedragen worden, maar daarvoor moet wel een schriftelijke overeenkomst worden opgesteld. In plaats van een volledige overdracht regelen, kun je ook afspraken maken over het gebruik van het werk door de instelling, bijvoorbeeld door licenties toe te passen. Dit noemt men ook wel het ‘clearen van rechten’. De afspraken kunnen individueel met de rechthebbende zelf gemaakt worden. Erfgoedinstellingen wordt daarnaast aangeraden om afspraken te maken met collectieve beheersorganisaties (cbo’s); dit kan mogelijk veel tijd en geld schelen in het regelen van toestemming. 

Leg de afspraken over auteursrecht vast in een overeenkomst, bij voorkeur meteen bij de overdracht van het werk.

 

Hoe ga je om met beheer van rechten?

Het is aan te raden om in alle gevallen de rechtensituatie van je objecten/collectie(s) vast te leggen. Zo weet je onder welke voorwaarden je de digitale foto van een object online beschikbaar kan stellen, bij wie je toestemming moet vragen voor publicatie en wanneer het auteursrecht op een object ten einde loopt en het object dus in het publieke domein komt. Ook krijg je zo inzicht in mogelijke kosten: als je bijvoorbeeld weet dat de objecten/collectie(s) auteursrechtenvrij zijn, hoef je geen tijd en geld te reserveren voor onderzoek en licenties. Maar als je concludeert dat je veel objecten hebt waarvan je niet weet wie de rechthebbende is, moet je onderzoek doen naar de rechthebbenden, voordat je de objecten toegankelijk kunt maken.

Het beste is om direct bij verwerving van een object of collectie vast te leggen wat de rechtensituatie is. Wees er daarbij alert op dat de rechthebbende in veel gevallen niet de persoon is van wie je het object of de collectie verwerft! Doe dus gelijk navraag hiernaar.

 

Verweesde werken

Wanneer de rechthebbende van een object niet bekend is, moet je zelf de rechthebbende proberen op te sporen. Je moet hiervoor zorgvuldig onderzoek doen (‘Due Dilligence’). Er is een richtlijn die aangeeft wat hieronder wordt verstaan. Maak hierbij ook gebruik van de Europese databank verweesde werken. Is na het onderzoek nog steeds niet duidelijk wie de rechthebbende is, dan is er sprake van een ‘verweesd werk’, en mag je het werk publiceren.

Bedenk dat het veel tijd kan kosten om een dergelijk onderzoek te doen.

 

Portretrecht en privacy

Personen die zijn afgebeeld op foto’s of in videomateriaal, of die op een andere manier herkenbaar zijn afgebeeld, kunnen aanspraak maken op het portretrecht, wanneer hun afbeelding openbaar wordt gemaakt.

Het portretrecht is gekoppeld aan de persoon die geportretteerd is en kan niet worden overgedragen. Het gaat wel over op nabestaanden gedurende 10 jaar na het overlijden. Is een portret in opdracht gemaakt, dan moet de geportretteerde altijd toestemming hebben gegeven alvorens een erfgoedinstelling het portret online mag zetten of op een andere manier openbaar mag maken. Is een portret niet in opdracht gemaakt (wat bijvoorbeeld geldt voor veel journalistieke foto’s) dan kan de foto wel worden gepubliceerd, tenzij de geportretteerde een redelijk belang heeft bij het voorkomen daarvan.

Probeer hier indien nodig rekening mee te houden en vraag ook hier z.s.m. toestemming voor en leg dat vast.

 

Tutorials

Hier vind je verschillende tutorials voor het werken met Brabant Cloud en Memorix Maior.

  • Screencast introductie Memorix Maior

  • Screencast trainingsomgeving aanmaken in Memorix Maior

  • Screencast nieuwe gebruiker toevoegen als "registrator" in Memorix Maior