Screenshot van de collectiesite van Heemkundekring Loon op 't Sandt. (Bron: Heemkundekring Loon op 't Sandt)
Na een voorbereidingsperiode van ongeveer een jaar staan er bijna 900 foto’s, ruim 3.300 bidprentjes en ruim 100 objecten op de collectiewebsite. Niet alleen zullen deze collectieonderdelen uitgebreid blijven worden, maar heeft de heemkundekring voor 2018 de wens om publicaties, films, audiobestanden en archiefdocumenten aan de site toe te voegen. Voor Heemkundekring Loon op ’t Sandt is Evelien Mank-IJpelaar beheerder van Memorix Maior en verantwoordelijk voor het onderdeel ‘beeldmateriaal’. Zelf beschrijft zij geen foto’s, maar begeleidt ze de vrijwilligers met de beschrijvingen. Wie een beetje thuis is in Memorix Maior weet dat het eenvoudig is om in Collectiebeheer – het onderdeel waarin de bestanden worden beschreven – submappen aan te maken. Evelien gebruikt deze mappen om de bestanden te verdelen onder de vrijwilligers. Elke vrijwilliger heeft een ‘eigen’ map met vijftig bestanden die hij of zij gaat beschrijven. Niet alleen is dit helder voor de vrijwilligers, maar het biedt Evelien ook een duidelijk overzicht in de werkzaamheden.
Onderwerpenlijst
Voor het invullen van onderwerpen bij de foto’s, heeft Evelien een onderwerpenlijst opgesteld die de vrijwilligers raadplegen wanneer zij een onderwerp moeten invullen. In het onderdeel ‘Beeldmateriaal’ op de collectiewebsite staan deze onderwerpen aan de rechterkant bij de facetten. Met de onderwerpenlijst maken de vrijwilligers gebruik van gestandaardiseerde termen, maar met de lijst wordt ook een focus binnen de collectie aangebracht.
Objectiviteit streeft de heemkundekring na met de opgestelde regels voor het beschrijven van de foto’s. Het is heel verleidelijk om over een gebouw te schrijven dat het “prachtig” is en deze mening wordt misschien door veel mensen gedeeld, maar dat maakt het niet objectief. Evelien raadt de vrijwilligers aan puur te beschrijven wat op de foto te zien is. Helaas garandeert dit niet een uniformiteit binnen de beschrijvingen. Zo zijn sommige beschrijvingen globaal terwijl andere heel technisch zijn. Nadat de records zijn ingevuld, voert een controlegroep nog eventuele wijzigingen op de beschrijvingen uit voordat de records online gepubliceerd worden.
Hulp van de leden
Op de collectiewebsite is een reactieformulier aangemaakt. Tijdens de presentatie van de collectiewebsite is aan de leden gevraagd onjuistheden in de beschrijvingen of aanvullende informatie door te geven. Ondertussen heeft de heemkundekring al veel bruikbare reacties ontvangen.
Een ander voorbeeld van de hulp van leden zijn de tips die Evelien van hen krijgt over panden die gefotografeerd moeten worden omdat deze bijvoorbeeld verbouwd gaan worden. Door het fotograferen van panden, maar ook van straten, wil Evelien een tijdlijn creëren waarin de veranderingen in het straatbeeld van Loon op Zand worden getoond.
Met onder andere de foto’s van Evelien blijft de collectiewebsite zich uitbreiden en in 2018 mogen we ook publicaties, films, audiobestanden en archiefdocumenten verwachten.
Wilt u een kijkje nemen op de collectiewebsite van Heemkundekring Loon op ’t Sandt? Bezoek dan de website.