Verslag cursus collectiebeheer

Naar aanleiding van vragen van deelnemers organiseerde Team Brabant Cloud een cursus collectiebeheer voor kleine instellingen. 16 verschillende instellingen hebben hieraan deelgenomen.
In deze blog worden globaal de belangrijkste tips nog eens uiteengezet.

Zorg voor een duidelijk collectieplan

Het is erg belangrijk om een duidelijk collectiebeleid te hebben. Dit betekent dat je binnen de vereniging afspreekt hoe je collectie eruit gaat zien. Welke objecten/documenten bewaar je wel en welke niet? Wanneer je hier samen afspraken over maakt, voorkom je dat je overspoeld wordt met objecten die “niet binnen je collectie passen”.

Als je weet wat je wil verzamelen leg dan ook een procedure vast met betrekking tot het aannemen van nieuwe objecten. Zorg dat de persoon die objecten in ontvangst kan nemen weet wat hij moet doen en dat er documenten klaarliggen. Noteer, wanneer mogelijk, ook direct het verhaal bij het object. Wanneer de schenkingsprocedure op orde is voorkom je veel problemen en heb je het belangrijkste voorwerk voor de collectieregistratie al gedaan. 

Wat heb ik klaarliggen voor de aanname van objecten?

  • Standaard bewijs van ontvangst
  • Standaard schenkingsovereenkomst 
  • Standaard bruikleenovereenkomst
  • Standaard aannameformulier (hierop worden de contactgegevens van de schenker en het verhaal bij het object opgenomen)

 

Waar begin ik met het digitaliseren?

Bij het registreren/digitaliseren van je collectie is het ook belangrijk om vanuit een plan te werken. Bedenk op welke grond je een selectie maakt. Je kunt hierbij denken aan de meest geraadpleegde stukken, de doelstelling van de instelling (richt je je op foto's of boeken?), of de beschikbare mensen en middelen. Maak gebruik van de kennis die op dit moment aanwezig is binnen de vereniging. 

Wanneer je niet de tijd hebt om een alle objecten uit een collectie te registreren, maar deze tijdelijk wil vastleggen kun je er ook voor kiezen om de collectie als geheel vast te leggen. Denk hierbij aan verwervingsgegevens, soorten objecten en onderwerpen van de collectie. 

 

Meer informatie

Voor meer informatie uit de cursus raadpleeg je de powerpoint.

Voor meer informatie over collectiebeheer in het algemeen kijk je op museumconsulenten.nl

Voor vragen met betrekking tot collectieregistratie kun je contact opnemen met Annette Gaalman op annettegaalman@erfgoedbrabant.nl.

Heb je een andere vraag of opmerkingen over digitalisering of Brabant Cloud? Neem dan contact op met helpdesk@brabantcloud.nl