Hoe vraag je hulp bij het beschrijven van je collectie?

Door Peer Verbruggen

Veel instellingen zijn druk bezig met het beschrijven van alle objecten en foto’s in hun collectie. Dat is soms moeilijk. Want wie staan er eigenlijk op een foto? Of wat voor vreemd object heb je nu weer gekregen?
Dit soort vragen zijn niet altijd te beantwoorden door je registratoren. Daarom kan het waardevol zijn om je achterban te activeren om ontbrekende kennis te achterhalen.

Geef duidelijk aan bij welke objecten informatie ontbreekt
Een van de manieren om je achterban te activeren is om objecten met missende informatie apart te labelen.

Zo heeft Heemkundekring Vehchele een subcollectie “Onbekende foto’s” aangelegd. Bezoekers van de website vinden in deze subcollectie alle foto’s waarover de heemkundekring niet alles of weinig over weet. Via het reactieformulier van de Instant Website kunnen bezoekers hun aanvullende informatie over een foto dan aan de heemkundekring toesturen.

Het is ook mogelijk om de vraag te splitsen. Heemkundekring Amalia van Solms heeft bijvoorbeeld drie aparte trefwoorden aan zijn collectie toegevoegd. Het gaat hier om de trefwoorden “Wie is/zijn dit?”, “Waar is dit?” en “Wanneer is deze foto genomen?”. Ook hier kunnen bezoekers filteren op een van deze drie trefwoorden en zo alle foto’s bekijken waarbij de heemkundekring niet alle informatie heeft. Op deze manier kan een bezoeker die veel mensen of juist veel locaties in de omgeving kent die objecten opzoeken waar hij/zij veel van weet.

Beide heemkundekringen geven aan dat ze regelmatig berichtjes krijgen met aanvullende informatie over de collectie.

Instant Website Heemkundekring Vehchele: onbekende foto's

Instant Website van Heemkundekring Vehchele met de collectie "Onbekende foto's".

Alle rechten voorbehouden

Stel de concrete vraag
Een andere manier om informatie te verkrijgen is om een directe vraag te stellen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om via je website, facebook of een lokale krant een bepaalde foto of bepaald object onder de aandacht te brengen. Op deze manier hoeft het publiek niet zelf op zoek naar objecten waar ze meer over kunnen vertellen, maar krijgen ze een concrete vraag voorgeschoteld.

Bezoekers die een specifieke vraag zien zullen sneller geneigd zijn het antwoord te geven, dan wanneer ze actief op zoek moeten naar objecten waar ze iets over kunnen vertellen.

Een bijkomend voordeel van een bericht op facebook is dat er in de reacties ook een gesprek kan ontstaan. Dit kan voor je instelling misschien nog wel meer waardevolle informatie opleveren over de achtergrond van je eigen streek.

Amalia van Solms: Helpt u mee zoeken

Website van Heemkundekring Amalia van Solms met een foto waarop nog niet iedereen herkend is.

Alle rechten voorbehouden

Ga op zoek naar de experts
De schenkers van foto’s of objecten kunnen hier vaak nog een heleboel over vertellen. Betrek ze daarom bij het beschrijven deze objecten. 

Als je veel familiefoto’s van één familie hebt, kan het ook lonen om voor informatie naar deze familie te gaan. Maak het hen ook zo makkelijk mogelijk om je te helpen. Dit kan door samen naar de foto’s te kijken en de ontbrekende gegevens in te vullen. Of door een eenvoudig invulformulier te maken, waar de familie alle gegevens per foto kan noteren.

Ten slotte kan het helpen om de expertise van heemkundekringen of instellingen uit de buurt in te roepen. Zit er een overlap in je werkgebied? Dan kunnen zij misschien hiaten in de kennis van je instelling opvullen. 

Tips

  • Nummer de personen op een groepsfoto als je zoekt naar meerdere namen. Dit kan met de meeste fotobewerkingsprogamma’s. Op deze manier is het voor mensen eenvoudiger om te reageren en is het voor jezelf duidelijk welke persoon de mensen bedoelen.
  • Geef altijd een reactie wanneer iemand informatie aanlevert over je collectie. Het is belangrijk dat de bezoekers weten dat hun reactie ter harte genomen wordt.
  • Kijk voordat je een foto online publiceert goed of je hiervoor toestemming hebt. Heeft de schenker bijvoorbeeld een toestemmingformulier ondertekend. Meer informatie hierover vindt je in onze workflow auteursrecht.

Met dank aan Heemkundekring Vehchele, Heemkundekring Amalia van Solms en Heemkundekring Zeeland voor hun bijdrage aan deze blog.