In 2020 meer dan 250.000 objecten aan Memorix Maior toegevoegd

Een kijkje achter de schermen bij onze migratietrajecten | door Iris Dracht

Voor alle Brabantse erfgoedinstellingen die hun data op een professionele en uniforme wijze digitaal willen beheren en ontsluiten, biedt Brabant Cloud het collectieregistratiesysteem Memorix Maior aan. Met dit systeem kunnen objecten, beeldmateriaal, audio- en videomateriaal, publicaties, documenten en bidprentjes eenvoudig worden geregistreerd.

Als een instelling ervoor kiest om Memorix Maior in gebruik te nemen, kijk ik samen met hen hoe de bestaande collectiegegevens zo goed mogelijk geconverteerd kunnen worden naar Memorix Maior. Dit noemen we een ‘migratie’. Elk geregistreerd object wordt een nieuw ‘record’ in Memorix Maior en achter elk object schuilt een mooi, interessant of veelzeggend verhaal.

Dit jaar hebben instellingen massaal de overstap naar Memorix Maior gemaakt en daarvoor een migratie aangevraagd bij Brabant Cloud, met als resultaat dat er meer records aan Memorix Maior zijn toegevoegd dan in de jaren 2017, 2018 en 2019 bij elkaar opgeteld.

1.-objectnummer-063-Ton-Smits-Huis kopie 2

Dit schilderij van Ton Smits is een van de gemigreerde objecten in 2020. Bron: Ton Smits Huis © L. Smits-Zoetmulder, info@tonsmitshuis.nl

Wat is een migratietraject?
Het klinkt ingewikkeld zo’n migratietraject, maar wat houdt het precies in?
Een migratie valt uiteen in drie onderdelen:

  1. Het uploaden van de mediabestanden (foto's, scans van bidprentjes, video's ofgeluidsopnames) in het Digital Asset Management (DAM) van Memorix Maior
  2. Bestaande metadata uit eerder gebruikte databases (Adlib/Excel/Acces) naar Memorix Maior converteren.
  3. Het koppelen van deze mediabestanden aan de metadata.

Afhankelijk van de complexiteit van de metadata duurt een dergelijk migratietraject circa één tot drie maanden. De eerste stap naar een geslaagde migratie is het bespreken van de wensen van de instelling en het in kaart brengen van de omvang en de vorm van de metadata en mediabestanden. Aan de hand van deze gegevens maak ik een vergelijking met de velden in de betreffende entiteit in Memorix Maior. Daar komt een “fieldmapping” uit voort, die er zo uitziet kan zien:

 Oude veldnaam

 Voorbeeld  inhoud

 Mappen naar Bidprentjes

 Opmerking

 ‘Volgnr oud’

 A001

 Objectnummer

 Hetzelfde als naam  foto

 ‘Naam’

 Aa

 Geslachtsnaam

 —

 ‘Tussenv'

 Van der

 Tussenvoegsel

 —

 ‘Voornamen’

 Adrianus M.

 Voornaam

 —

 ‘Geboren’

 10-05-1869

 Geboortedatum + notitieveld 1 (incl.  Veldlabel)

 Formaat is dd-mm- jjjj

 ‘Plaats’

 Overloon

 Geboorteplaats + notitieveld 1 (incl.  Veldlabel)

 -

 

Na goedkeuring van de fieldmapping, gaat de daadwerkelijke migratie van start. Dit is het moment dat ik de metadata indien nodig bewerk naar het juist format en vervolgens in Memorix plaatst en aan de mediabestanden koppel. Hierna kan de instelling de migratie controleren aan de hand van de fieldmapping en als alles in orde kunnen de registratoren metde data aan de slag in Memorix Maior.

Meer dan 200.000 objecten, en hun verhalen
Dit jaar heb ik al voor veertien instellingen, zowel musea als heemkundekringen, in totaal zesentwintig van dergelijke migratietrajecten uitgevoerd. Voor één instelling kunnen meerdere trajecten uitgevoerd worden, omdat er voor elke entiteit in Memorix Maior (bijvoorbeeld Objecten of Bidprentjes) een migratietraject kan plaatsvinden. Zesentwintig migratietrajecten is een uitzonderlijk groot aantal, want ter vergelijking: in 2017 waren dit acht trajecten voor in totaal zeven instellingen, in 2018 tien trajecten voor vijf instellingen en in 2019 elf trajecten voor acht instellingen.

Deze instellingen hebben tezamen een gigantische hoeveelheid aan metadata (en daarmee dus objecten). In de tabel hieronder worden de gemigreerde records over de afgelopen vier jaar per entiteit in Memorix Maior vergeleken. Ook hier is te zien dat 2020 er met kop en schouders boven uitsteekt. In 2020 zijn er een totaal van 260.968 aantal records gemigreerd naar Memorix Maior, dat is meer dan in jaren 2017, 2018 en 2019 bij elkaar opgeteld.

 Aantal gemigreerd records per  entiteit van Memorix Maior  per jaar

 2017

 2018

 2019

 2020*

 Beeldmateriaal

 3.232

 17.367

 4.835

 96.779

 Objecten

 5.121

 1.202

 9.057

 55.164

 Audio

 0

 0

 0

 0

 Video

 0

 0

 0

 370

 Titels

 5.705

 17.904

 1.995

 12.677

 Documenten**

 n.v.t.

 n.v.t.

 119

 4.036

 Bidprentjes

 36.259

 12.840

 14.960

 91.942

 Totaal

 50.317

 49.313

 30.966

 260.968

* Voor 2020 is dit de stand per 30-11-2020.
** De entiteit Documenten bestaat pas sinds 2019.

Achter deze cijfers zit een schat aan informatie. Zo heeft de heemkundekring Stichting de Oude Schoenendoos 8.528 bidprentjes laten migreren naar Memorix Maior, waaronder het eeuwenoude bidprentje van Cornelius Staekenburgh (1635-1721). Dit bidprentje is momenteel het oudste bidprentje dat in de collectie op www.brabantserfgoed.nl te zien is.

2.bidprentje Cornelius - Oude Schoenendoos

Het bidprentje van Cornelius. Bron: Stichting de Oude Schoenendoos

En voor museum het Ton Smits Huis zijn de circa twintigduizend originele cartoons en potloodschetsen en enkele honderden schilderstukkenvan de kunstenaar Ton Smits gemigreerd. De teken- en schilderstijl van de Brabantse Ton Smits (1921-1981), in 1964 winnaar van de Gouden Palm van de Internationale Salon van de Humor, kenmerkt zich door relatieve eenvoud waarmee de humor in zijn tekeningen des te beter naar voren komt. Dit is nu vastgelegd in Memorix Maior en een deel daarvan is te zien op www.brabantserfgoed.nl/ton-smits-huis.

Vervolgstappen na de migratie
Als de collectiegegevens eenmaal gemigreerd zijn naar Memorix Maior, kunnen de instelling hun collectie in Memorix bijwerken, beheren en registreren. Tijdens een migratie blijkt soms dat er veel variatie zit in de collectiebeschrijvingen, bijvoorbeeld in het gebruik van synoniemen voor trefwoorden of diverse spellingwijzen in persoonsnamen. In Memorix Maior kan een registrator dergelijke gegevens relatief eenvoudig in bulk aanpassen naar een eenduidige schrijfwijze.

3.-Objectnummer-372-Ton-Smits-Huis kopie 2

Schilderij van Ton Smits. Bron: Ton Smits Huis © L. Smits-Zoetmulder, info@tonsmitshuis.nl

Als de recordbeschrijving(en) eenmaal bijgewerkt zijn en vervolgens klaar zijn om gepubliceerd te worden, hebben de instellingen daar diverse middelen toe. In Memorix kun je op recordniveau bepalen welke records je online publiceert. Een instelling kan dus records per stuk publiceren of alle records in één keer online beschikbaar stellen. Daarnaast kan een instelling bepalen waar ze haar collectie online wil publiceren. In de eerste plaats kan dit natuurlijk via de eigen website. Hiervoor kunnen ze gebruikmaken van een Instant Website, een eenvoudige manier om je collectie zichtbaar te maken. Hier heeft Stichting de Oude Schoenendoos bijvoorbeeld gebruik van gemaakt. Ook kunnen ze ervoor kiezen om de collectie op erfgoedplatformen te presenteren om zo een nog grotere groep mensen te bereiken. Bijvoorbeeld via Brabantserfgoed.nl of Europeana. Vanuit Brabant Cloud worden automatisch elke zes uur de gegevens uit Memorix Maior geüpdatet en bijgewerkt, waardoor de gegevens altijd up-to-date online staan.  

4.website Oude Schoenendoos bidprentjes

De website van Stichting de Oude Schoenendoos, waarop hun gemigreerde bidprenten getoond worden.

Jouw eigen collectiedata migreren naar Memorix Maior?
Heb je zelf nog collectiedata die je naar Memorix Maior wil overzetten? Neem dan contact op met onze Helpdesk via helpdesk@brabantcloud.nl, we staan je graag te woord! Ook kun je meer lezen over het migratietraject in onze helptekst ‘Collectie migreren naar Memoirx Maior’ of kijk voor meer informatie op www.brabantcloud.nl.