Een goed begin, is het halve werk

Door Peer Verbruggen

Heemkundekring Vehchele werkt sinds 2018 met Memorix Maior. Voordat ze daadwerkelijk aan de slag gingen met invoeren hebben ze uitgebreid vastgelegd hoe ze hun collectie digitaliseren. Peer interviewt Henk van Wanrooij over hun handleiding over Memorix Maior binnen de heemkundekring.

Beginnen met digitaliseren
Heemkundekring Vehchele kwam direct enkele moeilijkheden tegen, toen ze begonnen te werken met Memorix Maior. Aan het einde van de proefperiode was voor de heemkundekring niet helder wat voor hen de beste werkwijze was.

Volgens Henk kun je niet zomaar beginnen met Memorix Maior. Het is belangrijk om eerst goed te kijken hoe je je eigen collectie in het systeem kunt en wil invoeren. “Als beheerder heb ik eerst een haf jaar alleen gewerkt en daarna heb ik alles weggegooid. Toen hadden we wel een idee hoe het systeem in elkaar zat en konden we zelf een werkschema opstellen”.

“Met de beheerders hoef je geen medelijden te hebben. Zij moeten de werkgroep aan kunnen sturen, dus daar mag je ook best wat van verwachten.”

- Henk van Wanrooij

Achteraf had Henk de training het liefst ook pas gehad nadat ze een collectieplan hadden opgesteld. Nu was het tijdens de training nog niet helemaal duidelijk hoe ze het beste aan de slag konden gaan, wat de training nodeloos ingewikkeld maakte.

De belangrijkste tip is dan ook om goed na te denken over je collectiebeheer voordat je begint met digitaliseren. Zorg ervoor dat je een kartrekker hebt die het traject gaat leiden en enkele beheerders. “Met de beheerders hoef je geen medelijden te hebben. Zij moeten de werkgroep aan kunnen sturen, dus daar mag je ook best wat van verwachten.”

Verder is het heel belangrijk om je beleid vast te leggen. Stel, als je dat nog niet hebt, een beleids- en collectieplan op. Uniformeer daarna ook je collectieregistratie. Stel een trefwoordenlijst op, spreek af hoe je straatnamen benoemt en bedenk hoe je foto’s codeert. Deze afspraken zorgen voor continuïteit, structuur en een betere vindbaarheid van je collectie. Ten slotte stellen de beheerders een werkwijze op. Let er hierbij op dat je mensen niet onnodig belast. Laat ze dingen doen waar ze goed in zijn.

 

Gestructureerd werken
Bij Heemkundekring Vehchele hebben ze na dit voortraject een uitgebreid document opgesteld waarin precies is vastgelegd wie wat doet en waarom dit gedaan moet worden. De grootste verantwoordelijkheid ligt bij de beheerder.

“Als we een foto binnenkrijgen wordt gecontroleerd of we die al hebben of niet, en dan gaat hij op de scanner. Dan krijgt hij ook een nummer, gebaseerd op een code en een excel-lijst. Daarna gaat het origineel gecodeerd in een van de fotomappen. Het digitale bestand krijgt deze code ook als bestandsnaam.” Het digitale bestand wordt daarna geüpload in het DAM. Wanneer er records in Collectiebeheer worden aangemaakt krijgen de bestanden de code als objectnummer. Op deze manier zijn bestanden overal terug te vinden. Zowel de fysieke foto in het archief, als het bestand op de computer of in het DAM en het record in Collectiebeheer hebben allemaal hetzelfde kenmerk.

“Als beheerder heb ik eerst een haf jaar alleen gewerkt en daarna heb ik alles weggegooid. Toen hadden we wel een idee hoe het systeem in elkaar zat en konden we zelf een werkschema opstellen”.

- Henk van Wanrooij

Wanneer een record wordt aangemaakt krijgt het een kenmerk mee (in het geval van Vehchele een $). Op deze manieren weten de registratoren welke records nog beschreven moeten worden. Vanaf het moment dat het record gecodeerd en klaar voor bewerking is mogen de registratoren aan de slag. Zij voeren de gegevens in Memorix Maior in. Daarna geven zij met een ander kenmerk (#) aan dat het record bewerkt en klaar voor controle is. Ten slotte controleert de beheerder of alle benodigde velden ingevuld zijn. De beheerder geeft ook aan of het record online gepubliceerd mag worden, waarna het record helemaal af is.

De werkgroep komt wekelijks bij elkaar om samen in te voeren, vragen te stellen en ervaringen uit te wisselen. Op deze manier voorkom je dat er onduidelijkheid is over wat er moet gebeuren en blijft niemand met zijn vragen rondlopen.

Het is dus ontzettend belangrijk om voor je begint met digitalisering duidelijke afspraken te maken binnen de organisatie om extra werk, onduidelijkheden en onvrede voor te zijn.

 

Ben je benieuwd hoe Heemkundekring Vehchele te werk gaat? Bekijk dan hun handleiding voor Memorix Maior binnen de heemkundekring.  

Informatie over het opstellen van een collectiebeleid vind je in de handreiking voor het schrijven van het collectieplan.

Heb je vragen over werken met Memorix Maior of het opstellen van een collectiebeleid? Neem dan contact op met onze helpdesk op helpdesk@brabantcloud.nl.