Wat handig zo’n collectieplan!

Een collectieplan voor elke collectie.

Door Annette Gaalman

Steeds meer Brabantse erfgoedinstellingen staan stil bij hun collectiebeleid. Bij professionalisering van de organisatie hoort namelijk ook het goed nadenken over je collectie. Wat heb je, wat wil je en hoe doe je dat? Annette Gaalman, medewerker ondersteuning erfgoedveld bij Erfgoed Brabant, laat in deze blog zien hoe ook kleine instellingen veel plezier kunnen hebben van het opzetten van een collectieplan en daarmee een professioneel collectiebeleid.

Willem Frijhoff schrijft in: Ordelijk vergeten: het museum als geheugen van de gemeenschap:

‘Het archief of het museum ordent zelf niets. Het is niet méér dan een bewaarplaats. Er moeten mensen aan te pas komen om te selecteren, ordening aan te brengen en een zinvolle presentatie te bewerkstellingen. Eerst dan kan collectieve herinnering zich aan de voorwerpen hechten. En daar beginnen de problemen.’

Dit citaat geeft mooi weer waar we als koesteraars van erfgoed met zijn allen mee te maken hebben. We hebben met elkaar bewaarplaatsen gemaakt, we hebben door de tijd heen voorwerpen, foto’s, documenten bewaard, waarvan we dachten: dat moet niet weg, dat herinnert ons aan … Dat selecteren, en ordening aanbrengen, gebeurt vaak in eerste instantie zonder vooropgezet plan. Zo zijn foto’s van carnaval vaker bewaard dan foto’s van de kermis. En nog veel minder foto’s van Kerst of Pasen treffen we aan in gedigitaliseerde fotocollecties in Brabant. Niet omdat een welbewuste beslissing werd genomen dat carnaval belangrijker was om te documenteren dan de kermis. Waarschijnlijk omdat carnavalsverenigingen zelf foto’s maakten en verzamelden, en deze op zeker moment aanboden aan de heemkundekring om te bewaren. Terwijl mensen met hun kermiskiekjes niet spontaan naar de heemkundekring stappen. De heemkundekring of het plaatselijke cultuurhistorische museum bewaart wat mensen uit de gemeenschap aanreiken als waardevol voor dat collectieve geheugen.

Zo zijn foto’s van carnaval vaker bewaard dan foto’s van de kermis. Niet omdat een welbewuste beslissing werd genomen dat carnaval belangrijker was om te documenteren dan de kermis. (...) De heemkundekring of het plaatselijke cultuurhistorische museum bewaart wat mensen uit de gemeenschap aanreiken als waardevol voor dat collectieve geheugen.

- Annette Gaalman

Op zeker moment is er dringend behoefte aan overzicht. Na (soms) jaren verzamelen raakt de opslag vol en dringt de vraag zich op: wat hebben we nu eigenlijk, en wat willen we ermee doen? Dan is het tijd voor een collectieplan. Zo’n collectieplan is niets anders dan het afgewogen en overzichtelijke antwoord op die twee vragen.

Wat hebben we nu eigenlijk?

Het eerste deel van een collectieplan bestaat uit een beschrijving van wat er is. Het kan heel handig zijn om dit in een schema te zetten. Dan heb je in een oogopslag overzicht.  

Schematisch overzicht collecties: Beschrijvend deel van het collectieplan

Beschrijvend deel van het collectieplan. (Bron: Annette Gaalman, Erfgoed Brabant)

Nu is het niet altijd even makkelijk om snel precies te weten wat je hebt en hoeveel. Maar maak in ieder geval een inschatting. Wat zijn de typen objecten die bewaard zijn? En over welke onderwerpen? En benoem in ieder geval om hoeveel dozen, kasten etc. het gaat. Een andere belangrijke vraag is: wat weet je over waar de spullen vandaan komen? Is daar een administratie van bijgehouden?

Deze laatste vragen lijkt misschien overbodig, omdat vaak alles geschonken is door mensen uit de gemeenschap. Maar toch is het beantwoorden van de vraag de sleutel tot wat je met de spullen kan doen. Heb je foto’s, maar weet je niet wie de foto’s gemaakt heeft? Dan kun je ze niet digitaal toegankelijk maken, want dan schend je misschien het auteursrecht. Heb je voorwerpen, maar weet je niet meer van wie je ze gekregen hebt? Dan ken je misschien ook het verhaal niet meer dat erbij hoort en is er geen ‘herinnering meer aan het voorwerp gehecht’.

Misschien is er geen administratie bijgehouden, maar is de herinnering nog wel in de organisatie. Heel vaak is dat het geval. Dan kun je dus alsnog deze gegevens gaan vastleggen.

Wat willen we ermee doen?

Je gaat als organisatie de balans opmaken. Na het creëren van het overzicht ga je ook een betekenis hechten aan elk object of elke groep objecten. Als organisatie heb je een doel geformuleerd, b.v. de geschiedenis van het dagelijks leven in de eigen plaats documenteren, onderzoeken en presenteren. Welke van de verzamelde objecten zijn echt van betekenis voor dit doel? Maak met elkaar een ranglijst: de belangrijkste zaken bovenaan en helemaal onderaan de objecten die weliswaar bewaard zijn, maar waarvan je nu achteraf denkt: ‘Waarom hebben we dat eigenlijk? Het voegt niets toe.’

Ranglijst betekenis objecten/groepen objecten

Ranglijst betekenis objecten/groepen objecten. (Bron: Annette Gaalman, Erfgoed Brabant)

Deze ranglijst is heel belangrijk, omdat je aan de hand daarvan de vraag gaat beantwoorden wat je met de collectie wil doen. Als eerste ga je dan kijken naar de ideeën en wensen van de organisatie in het algemeen. Wat heeft de organisatie voor de komende jaren als richting voor ogen? Dat kan b.v. zijn een nieuwe ruimte betrekken waar bezoekers ontvangen kunnen worden, en waar ook ruimte is om de collectie te beheren. En de wens kan uitgesproken zijn om de inwoners en andere belangstellenden ook beter digitaal te bereiken. Wat betekent dit voor de collectie? Het is heel praktisch om nu een actielijst te maken, aan de hand van het schematisch overzicht van de collectie, de ranglijst en de beleidsvoornemens.

Actielijst collectie: richtinggevend deel van het collectieplan

Richtinggevend deel van het collectieplan. (Bron: Annette Gaalman, Erfgoed Brabant)

Zo is dan een weloverwogen uitgangspunt gecreëerd voor het werken met de collectie. Houd het kort, houd het overzichtelijk, en maak bijstellingen waar nodig. Het moet vooral een praktische en actuele leidraad zijn, die voor iedereen in de organisatie beschikbaar is. Het stuurt het werk op een prettige manier, het schept orde, en het geeft ook beter zicht op wat van grote betekenis zou zijn om nog toe te voegen aan de collectie.

Daarmee zijn de problemen die Willem Frijhoff voorziet, in dat proces van selectie, ordening en betekenis geven, niet weggewerkt, maar wel werkbaar gemaakt. En leidt het hopelijk tot de tevreden constatering: handig, zo’n collectieplan!

En nu aan de slag!

Nog even de vragen op een rijtje die je als organisatie beantwoordt in je collectieplan:

  • Wat hebben we en waarom? Dit is het beschrijvende deel
  • Wat willen we ermee en wat moeten we dan doen? Dit is het sturende deel

Je maakt een collectieplan meestal voor een periode van ca. 4 jaar, maar dat kan ook langer of korter zijn. Het moet behulpzaam zijn bij de planning van het werk aan het collectiebeheer en de presentatie van de collectie.

Voor een uitgebreidere toelichting kun je de Handreiking voor het schrijven van een collectieplan raadplegen. 

En er zijn online heel wat collectieplannen te vinden van musea en heemkundekringen in Brabant. Bekijk ze ter inspiratie:

Wil jij je collectieplan ook als voorbeeld delen, of heb je vragen over het schrijven van een collectieplan? Neem contact op met helpdesk@brabantcloud.nl