Waarom wil je data opschonen?
Er zijn verschillende redenen waarom je in bulk wijzigingen wil aanbrengen aan je collectiedata. De belangrijkste reden is dat je wijzingen wil doorvoeren voor meerdere records, waarbij het veel meer tijd in beslag zou nemen om deze records één voor één te bewerken. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer je vervuilde data binnen Memorix Maior zou willen opschonen. Een bepaald trefwoord kan bijvoorbeeld consequent verkeerd geschreven zijn. Het kan ook zijn dat je bepaalde trefwoorden wil vervangen door synoniemen.
Een andere reden om je data op te willen schonen kan ook het verrijken van je huidige collectie zijn. Wanneer je nieuwe informatie over een bepaalde groep foto’s gevonden hebt, kun je die in een keer toevoegen aan al deze foto’s.
Ten slotte kun je dit ook gebruiken om je data te standaardiseren. Wanneer termenlijsten beschikbaar komen, kun je aan alle records met een bepaald woord of trefwoord, bepaalde termen willen koppelen.
Voor het in bulk bewerken van data in Memorix Maior zijn er twee mogelijkheden: de Bulkinvoertool en de Importtool. Niet iedereen kan deze tools zien in Memorix Maior. Mocht je hier wel mee willen werken, maar kun je ze niet zien? Dan heb je waarschijnlijk niet de rechten hiertoe. Neem dan contact op met je beheerder.
Bulkinvoertool
Met de bulkinvoertool kun je binnen Memorix Maior bewerkingen doen aan meerdere records tegelijkertijd. De bulkinvoertool kan ook gebruikt worden om in bulk records aan te maken vanuit het DAM. Het is hier belangrijk om te beseffen dat je de volledige bewerking binnen Memorix Maior doet, in tegenstelling tot de importtool.
Bij het gebruik van de bulkinvoertool kun je kiezen voor welke records je waarden wil wijzigen. Je kunt hierin zelf een selectie maken, of kiezen voor alle records.
Bij het wijzigen van velden met de bulkinvoertool heb je verschillende mogelijkheden.
- Je kunt nieuwe waarden toevoegen aan een bepaald veld. Wanneer je voor deze optie kiest krijgt elk record dezelfde waarde.
- Je kunt al geregistreerde data in een ander veld inlezen. Zo kun je ervoor kiezen om de bestandsnaam van het gekoppelde bestand of een waarde uit een ander veld aan een bepaald veld te kiezen.
- Je kunt bestaande waarden wijzigen. Zo kun je ervoor kiezen om het woord “rijwiel” te vervangen met het woord “fiets”.
Importtool
Met de importtool kun je in bulk records aanmaken door gegevens uit een csv- of xml-bestand in te lezen in Memorix Maior. Het is hiermee ook mogelijk in bulk bestaande records van nieuwe waarden te voorzien. Met de importtool heb je meer mogelijkheden om specifieke records of delen van records te laten wijzigen. Ten slotte is de importtool de enige mogelijkheid om veldgroepen te wijzigen. Velden binnen veldgroepen, zoals geografische aanduiding, zijn niet te bewerken met de bulkinvoertool. Dit is wel mogelijk met de importtool.
Wanneer je data wil wijzigen met behulp van de importtool is het belangrijk deze eerst te exporteren vanuit Memorix Maior. De geëxporteerde data is dan te wijzigen in Microsoft Excel of Numbers (voor Apple). Het gewijzigde bestand kun je daarna opnieuw importeren in Memorix Maior met de importtool.
Bekijk de hele sessie in de onderstaande video:
Fragmenten die in de sessie behandeld worden:
- Typfouten uit subcollectienaam halen (12.27 - 15.05)
- Woorden/woorddelen vervangen in de beschrijving (15.37 - 18.26)
- Onderwerp toevoegen (20.13 - 21.03)
- Onderwerp toevoegen door middel van de plugin (21.04 - 23.10)
- Rol Vervaardiger wijzigen met de importtool (30.07 - 44.54)
Lees de bijbehorende documentatie:
- De gebruikte presentatie
- Helptekst bulkinvoer-tool
- Helptekst wijzigen veldgroepen in bulk via importtool
- Helptekst importtool (algemeen)
- Schrijfwijzer metadata bij gebruik importool
Wil je meer willen weten over de Bulkinvoertool en de importtool? Neem dan contact op met onze helpdesk.