Van trefwoorden naar termen: materialen

Om te bepalen welke termen uit de Art & Architecture Thesaurus (AAT), die beheerd wordt door het Getty Research Institute, voor jouw collectie van toepassing zijn, schreven we in de vorige blogpost dat het goed is om op de hoogte te zijn van je eigen trefwoordengebruik. In deze blog duiken we daarom dieper in de materiaaltrefwoorden die de Brabant Clouddeelnemers in gebruik hebben. We zoomen in op het gebruik van de velden Materiaal en Materiaal (AAT) uit de entiteit Objecten in Memorix Maior.  

In de blog wordt met ‘(materiaal)trefwoorden’ bedoeld: waardes die zijn ingevuld of dienen te worden ingevuld in het veld Materiaal. En met ‘(materiaal)termen’ wordt bedoeld: waardes die zijn ingevuld of dienen te worden ingevuld in het veld Materiaal (AAT). De materiaaltermen zijn in Memorix Maior termen uit de Art & Architecture Thesaurus (AAT). Wil je weten wat een term is, wat de AAT precies is en hoe je deze kunt gebruiken? Op onze helppagina ‘Aan de slag met termen en termenlijsten’ leggen we uit wat termen zijn en laten we per beschikbare termenlijsten in Memorix Maior zien hoe je deze kunt gebruiken.

Materiaaltrefwoorden- en termen in cijfers
In juni 2023 hebben we een nulmeting uitgevoerd naar het trefwoorden- en termengebruik van onze deelnemers in Memorix Maior. Hieruit bleek dat op dat moment 1.752 verschillende materiaaltrefwoorden in omloop waren en die trefwoorden werden samen in totaal 90.490 keer gebruikt om een object te beschrijven. Er waren veel minder materiaaltermen in gebruik, namelijk 217 termen die in totaal 4.174 keer gebruikt werden. Het verschil in aantal trefwoorden en termen en in de mate van gebruik springt natuurlijk direct in het oog. Opvallend is het dan ook dat als we kijken naar de top tien meestgebruikte materiaaltrefwoorden en -termen te zien is dat papier, metaal, hout en glas in beide lijstjes voorkomen. Ook overige trefwoorden (potlood, Oostindische inkt, waterverf, viltstift, ijzer en leer) komen als term in de AAT voor. Daaruit kun je opmaken dat deze tien materiaaltrefwoorden heel goed te vervangen zouden zijn door AAT-termen.

Een lijst met adviestermen als handvat
Maar het vervangen van trefwoorden door termen kan erg moeilijk zijn als je onbekend met de AAT of door de veelheid aan termen in de AAT niet goed weet waar te beginnen. Daarom hebben we een lijst gemaakt met de honderd meestgebruikte materiaaltrefwoorden en per trefwoord genoteerd door welke AAT-term je deze kan vervangen. Deze lijst is als hulpmiddel en als voorbeeld bedoeld voor hoe je te trefwoorden kunt omzetten naar termen.  

Deze lijst met materiaaltrefwoorden en -termen is op ons Helpportaal te bekijken en bestaat uit zeven kolommen. De eerste kolom betreft de gebruikte materiaaltrefwoorden met daarnaast een kolom met de AAT-adviesterm. Ook zijn er twee kolommen waarin de unieke identifier (identificatiecode) en de duurzame URI van de term zijn opgenomen. De unieke identificatiecode zorgt ervoor dat je de term niet kunt verwarren met andere termen en de duurzame URI maakt dat op een duurzame en toekomstbestendige manier naar de term kunt verwijzen en er dus nooit informatie verloren zal gaan. Als je meer wil weten over de werking en het gebruik van duurzame URI’s, kun je onze cursus ‘het belang van duurzame identifiers’ teruglezen en -kijken.  

Vervolgens zijn er twee kolommen met een verwijzing naar de desbetreffende term in het Termennetwerk en in het bronsysteem van het Getty. Beide websites bieden meer informatie over de termen, doordat je daar beschrijving, alternatieve benamingen, bredere en nauwere termen en vertalingen kunt bekijken. Dit is essentiële informatie, omdat je die nodig hebt om te controleren of de geadviseerde term ook daadwerkelijk de juiste term is om jouw object mee te beschrijven. De laatste kolom bevat eventuele opmerkingen en verwijzingen naar alternatieve termen.

Dilemma’s en uitdagingen van (advies)termen
Het opstellen van deze lijst was echter makkelijker gezegd dan gedaan, want het vaststellen van de juiste term bleek vaak niet zo eenduidig te zijn als vooraf wellicht gedacht. We kwamen grofweg zes dillema’s en uitdagingen tegen bij het opstellen van deze advieslijst en het vervangen van trefwoorden door termen. Mocht je zelf trefwoorden door termen gaan vervangen of daar al mee bezig zijn, dan zullen deze dilemma’s je ongetwijfeld bekend voorkomen:

1. Ook voor de gelijknamige termen is het soms even zoeken
   
   Veel trefwoorden zoals bijvoorbeeld papier, potlood, Oost-indische inkt, metaal, hout en waterverf zijn één op één over te zetten naar termen. Je moet natuurlijk wel even goed kijken hoe de term precies heet in de AAT en ook daarvoor moet je soms vasthoudend zijn. Zo zijn er vele soorten termen die betrekking hebben op papier, bijvoorbeeld ‘blauw papier’, ‘boekpapier’, ‘bouwpapier’, ‘briefpapier’. Mocht je dus zelf op zoek gaan in de AAT en je weet niet precies met welk soort papier je te maken hebt of de specifiek benaming bestaat niet als term, dan moet je de tijd nemen om door de lijst zoeken. Pas dan zie je dat ‘papier (vezelproduct)’ de algemene koepelterm is die verwijst naar “alle typen vervilten vellen of weefsels, die uit in water gedompelde pulp zijn gevormd en gedroogd op een fijn schepraam”. 
   
   
2. Wees alert op dubbelgangers
   
   Er zijn woorden, zoals porselein, die meerdere betekenissen kunnen hebben. Zo kan porselein verwijzen naar een materiaalsoort én een soort object. In de AAT zie je dit terug doordat porselein twee keer als term is opgenomen in de AAT met tussen de haakjes ( ) de verduidelijking: porselein (materiaal) en porselein (beeldende werken). En dan bestaan er ook nog verschillende termen voor de diverse porseleinen materiaalsoorten zoals ‘porselein email’, ‘hard porselein’ en ‘zacht porselein’ en de verschillende termen voor de porseleinen objecten zoals ‘kraakporselein’ en ‘eierschaalproselein’. Ook hiervoor geldt: goed opletten welke je term je kiest.
   
   
3. Context is essentieel
   
   Soms is op basis van het gebruikte trefwoord onmogelijk om te zeggen welke term het meest geschikt is, omdat in die gevallen de context van het object essentieel is om het trefwoord te begrijpen. Zo kan het trefwoord ‘zijde’ verwijzen naar de proteïnevezel, die wordt afgescheiden door de zijderupsen, maar het kan ook verwijzen naar stof die gemaakt is van zijdevezels. In de lijst zie je dit terug doordat in het veld met de adviesterm of in het opmerkingenveld wordt aangegeven dat er ook alternatieve termen zijn om uit te kiezen. Het is dan zaak om de beschrijvingen van de adviestermen te lezen om te bepalen welke term voor jouw object van toepassing is.  
   
   

   

   
   
   
4. Het gebruikte trefwoord is geen materiaal
   
   Er zijn trefwoorden die geen materiaalsoort aanduiden. Bijvoorbeeld de trefwoorden viltstift, ballpoint, aardewerk, foto, houtwerk, kleurpotlood en kant zijn allemaal trefwoorden met gelijknamige termen in de AAT, maar ze beschrijven geen materiaal. In de lijst is geprobeerd om als adviesterm de materiaalterm te geven die hier waarschijnlijk wordt bedoeld. Zo zijn inkt, keramisch (materiaal), fotopapier, hout (plantaardig materiaal), potlood (markeermateriaal) wel materiaaltermen. Dit lukt echter niet altijd, want bijvoorbeeld kant kan gemaakt zijn van linnen, katoen, zijde, metaal of een andere vezel. In dat geval is het niet mogelijk om een adviesterm mee te geven.
   
   
5. Het specifieke trefwoord bestaat niet als term
   
   Er zijn hele specifieke trefwoorden waar geen gelijknamige term voor in de AAT beschikbaar zijn. In dat geval kun je een bredere of algemenere term kiezen om je object mee te beschrijven. Zo is gereedschapsstaal niet in de AAT als term aanwezig, maar staal wel en daarom wordt deze term als adviesterm voor gereedschapsstaal gegeven. Mocht de bredere term voor jouw object niet volstaan of niet aanwezig zijn, dan kun je altijd in het vrije tekstveld Materiaal je eigen trefwoord noteren om je object zo optimaal mogelijk te beschrijven. Beide velden in Memorix Maior, Materiaal en Materiaal AAT, zijn dus bedoeld als aanvullingen op elkaar: vul bij voorkeur een term in het AAT-veld in. Is er geen passende AAT-term beschikbaar, vul dan een eigen gekozen trefwoord in.
   
   
6. Het trefwoord is niet specifiek genoeg
   
   Zoals gezegd kan het voorkomen dat een trefwoord te specifiek is, maar het komt ook voor dat een trefwoord juist te algemeen is om een adviesterm te kunnen geven. Zo is het trefwoord ‘divers’ niet duidelijk genoeg om naar een term om te zetten of om verschillende alternatieve termen voor te geven. In die gevallen is het raadzaam om of de specifieke materiaalsoorten zo goed mogelijk te benoemen, of om alleen de belangrijkste materiaalsoorten te noemen, of om het veld leeg te laten.

Kijkend naar deze punten kun je dus concluderen dat de lijst met adviestermen inderdaad een hulpmiddel is, maar geen vaststaand feit. Het is belangrijk om altijd goed te controleren of de geadviseerde term voor jouw object van toepassing is door de beschrijving van de term in het Termennetwerk of Getty te bekijken. Ook is de context van het object essentieel om te kunnen bepalen welke term het meest geschikt is.

In deze blog hebben we ingezoomd op de materiaalvelden in Memorix Maior, maar ook in de velden Techniek (AAT), Objectnaam (AAT), Type Document (AAT) en Onderwerp (AAT) kun je een koppeling maken naar de AAT. Meer daarover in een volgende blogpost.