Behoeften van de deelnemers
De groei van het aantal deelnemers van Brabant Cloud zorgt voor een groei van het aantal wensen. Ook omdat het deelnemersveld steeds diverser wordt. Een onderzoek in 2020 en de wensen die we door de jaren heen verzameld hebben, geven ons de input om Memorix Maior beter aan te laten sluiten op de behoeftes van onze deelnemers. Daarbij hanteren we twee uitgangspunten. Ten eerste willen we de collectieregistratie van museale objecten beter ondersteunen en faciliteren. Ten tweede willen we Memorix Maior altijd zo overzichtelijk en gebruiksvriendelijk mogelijk te houden.
Een nieuwe indeling en keuze uit twee formulieren
Gebruikers kunnen voortaan kiezen uit twee vaste invulformulieren, een standaardformulier en een uitgebreid formulier. Alle nieuwe velden voegen we toe aan het Uitgebreid formulier. Bij het Standaardformulier worden maar drie velden toegevoegd. Als de nieuwe velden voor jou minder relevant zijn, verandert er dus weinig aan de lengte van het formulier. Om het geheel overzichtelijker te maken hebben we ervoor gekozen om de velden opnieuw in te delen op onderwerp. Alle velden zijn nu gegroepeerd per thema en voorzien van tussenkopjes.
In de aankomende update kun je aangeven of je het Standaardformulier of het Uitgebreid formulier wil gebruiken. (Bron: Erfgoed Brabant)
Met deze twee formulieren kunnen we recht doen aan een bredere groep deelnemers, waarbij je de collectie zowel eenvoudiger als uitgebreid kunt registreren. Voor beide formulieren zijn er uitgebreide helpteksten beschikbaar op de pagina's Alle entiteiten uitgelegd (Uitgebreid formulier) en Alle entiteiten uitgelegd (Standaardformulier).
Nieuwe invoervelden
Er zijn ongeveer 15 velden per entiteit bij gekomen en Peer liet in de cursus zien dat deze grofweg in vijf soorten uiteenvallen:
- Je kunt nu relaties uitgebreider vastleggen. Zo kun je bijvoorbeeld het gebouw als onderwerp en gerelateerde records (binnen de entiteit) koppelen.
- Je kunt meer gespecificeerde informatie noteren met de velden Opschriften en merken, Notitieveld materiaal en Notitieveld techniek.
- Je kunt extra verwervingsgegevens vastleggen met velden zoals aankoopprijs, verzekerde waarde en notitieveld verzekerde waarde.
- Je kunt met de komst van diverse afstotingsvelden registreren hoe, wanneer, waarom en aan wie je collectie afgestoten wordt.
- Je kunt de verplaatsingen van een object nu documenteren doordat je zowel de huidige standplaats, als de vaste en historische standplaatsen kunt noteren.
Alle nieuwe velden die toegevoegd worden bij de update van Memorix Maior in 2023. (Bron: Erfgoed Brabant)
Overigens zijn de nieuwe velden niet direct voor iedereen zichtbaar, want dat hangt af welk formulier je gebruikt. De beheerders kunnen de toegang tot de verschillende formulieren regelen. Wil je alle nieuwe velden overzichtelijk op een rijtje hebben, weten hoe ze eruit zien en hoe je ze kunt gebruiken? Bekijk dan onderstaande cursus waarin Peer dit uitlegt en lees zijn blog Nieuwe mogelijkheden in Memorix Maior.
Entiteit Tentoonstellingen
Voorheen was het alleen mogelijk om in de entiteit Objecten de tentoonstellingen te registeren. Dit leverde twee problemen op. Ten eerste kon je alleen de naam van de tentoonstelling noteren, maar geen additionele informatie. Ten tweede kon je niet registreren of er ook records uit de entiteiten Beeldmateriaal, Audio, Video, Bibliotheek, Documenten en Bidprentjes op die tentoonstellingen van toepassing waren. Daarom is er een nieuwe entiteit Tentoonstellingen gemaakt. Hierin kun je diverse informatie behorend bij een tentoonstelling gestructureerd vastleggen en daarna koppelen aan de records uit alle entiteiten.
In de entiteit Objecten is het voormalige veld Tentoonstellingen (zonder koppeling met de nieuwe entiteit) hernoemd naar Tentoonstelling oud. Alle informatie uit dit oude veld is overgezet naar het nieuwe veld.
De nieuwe entiteit Tentoonstellingen. (Bron: Erfgoed Brabant)
Koppeling Termennetwerk
Ook is er vanaf nu een directe link tussen het Termennetwerk en Memorix Maior. Door de link met het Termennetwerk leg je altijd een koppeling met de actuele versie van een termenlijst. Het voordeel van koppelen met het Termennetwerk is ook dat je door een koppeling met een term niet alleen een link kunt leggen met andere Brabantse instellingen, maar ook met andere instellingen elders in het land. Dit maakt je collectie beter vindbaar. Je leest meer over het Termennetwerk in onze blog Op zoek naar verbindingen tussen Brabants erfgoed.
Afronding van de update en tips
Peer eindigde de cursus met een bespreking van wat er nog op stapel staat en tips waar de gebruikers van Memorix Maior op moeten letten. Erfgoed Brabant gaat deze grote update van het collectiebeheersysteem namelijk afronden door de laatste wijzigingen aan de entiteit Tentoonstellingen door te voeren. Daarna zal Erfgoed Brabant ervoor zorgen dat de nieuwe niet-privacy gevoelige velden beschikbaar komen voor de instant websites, waarna de instellingen de velden zelf aan hun instant website kunnen toevoegen.
Wil je direct aan de slag? Peer gaf in de video vijf concrete en praktische tips waar je in Memorix Maior op moet letten na deze update:
- Beheerders kunnen per gebruiker en per rol de toegang tot de formulieren instellen. Zo kan je iemand toegang geven tot één van beide formulieren of je zorgt dat iemand eenvoudig kan wisselen tussen beide formulieren.
- Controleer of de gegevens uit het veld Tentoonstelling oud goed zijn overgezet naar het nieuwe tentoonstellingsveld, want per 1 december zal het oude veld verwijderd worden uit Memorix Maior.
- Het zoeken in de AAT-velden (voorheen gecontroleerde velden) is veranderd. Er is geen auto complete meer. Je kunt zoeken op hele woorden, zoals de voorkeurstermen of alternatieve termen. Wil je toch zoeken op woorddelen, dan kan dit door gebruik te maken van een wildcard (*) in je zoekopdracht.
- Maak een nieuwe trainingsomgeving aan, omdat de oude trainingsomgevingen na de doorgevoerde veranderingen niet meer functioneren. Nadat je een nieuwe kopie hebt gemaakt, kun je direct weer in de trainingsomgeving aan de slag.
- Leeg je browsercache. Als je kleine foutjes in Memorix Maior tegenkomt, wordt dit vaak opgelost als je de cache van je browser leegt. Werkt dit toch niet, neem dan contact met ons op.
Bekijk de hele sessie in de onderstaande video
Handige links en documenten
- Een download van de presentatie
- De helpteksten Alle entiteiten uitgelegd (Uitgebreid formulier) en Alle entiteiten uitgelegd (Standaardformulier)
- De blog Nieuwe mogelijkheden in Memorix Maior
- De blog Op zoek naar verbindingen tussen Brabants erfgoed
Als je vragen hebt over deze cursus of de wijzigingen kun je die stellen via onze helpdesk op helpdesk@brabantcloud.nl.